dokumenti
Izvor: jackmac34 / Pixabay
PAPIROLOGIJA

Dokumenti koje svaka ZGRADA MORA imati

Zgrada je kao i tvrtka. Ima svoje 'prihode' (pričuva, najam) i svoje 'rashode' (troškovi održavanja, kredit, ulaganja). Kao i svaka tvrtka, tako i zgrada mora imati određenu dokumentaciju. Ta se dokumentacija mora čuvati.

Primjerice, tvrtke moraju najmanje 11 godina čuvati određene poslovne knjige kao što su dnevnik i glavna knjiga, te pomoćne knjige dok trajno moraju čuvati financijska izvješća te isplatne liste, analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi. 

Kao i tvrtka, tako i zgrada mora imati određenu dokumentaciju. Zakonom i propisima nije određeno što točno mora imati i gdje se te kako mora čuvati. No bilo bi dobro da ima određenu dokumentaciju, kako zbog vlastitih potreba, tako i zbog prijava na određene natječaje, ali i potencijalnih sudskih sporova. Kontaktirali smo Udrugu upravitelj koja okuplja više od 80 upravitelja iz cijele Hrvatske. Uz pomoć Andree Markešić, direktorice Sektora pravnih i općih poslova GSKG-a, složili smo popis dokumentacije koju SVAKA ZGRADA u Hrvatskoj mora imati. 

GRAĐEVINSKA DOZVOLA

  • glavni projekt i izvedbeni projekt zajedno s građevinskom dozvolom dužan je trajno čuvati investitor, njegov pravni sljednik, odnosno vlasnik građevine (Zakon o gradnji)
  • glavni projekt zajedno s građevinskom dozvolom dužno je trajno čuvati upravno tijelo velikog grada, Grada Zagreba, odnosno županije (Zakon o gradnji)
  • Ministarstvo prostornoga uređenja, graditeljstva i državne imovine naglašava da se sukladno Zakonu o gradnji građenju građevine može pristupiti na temelju pravomoćne građevinske dozvole, a graditi se mora u skladu s tom dozvolom
  • Pročitajte i kako do izgubljene uporabne ili građevinske dozvole

UPORABNA DOZVOLA

  • uporabnu dozvolu, odnosno njihove spise trajno čuvaju u svojim arhivima tijela graditeljstva, pa se u slučaju potrebe za dobivanje preslike uporabne, odnosno građevinske dozvole može obratiti tim tijelima
  • sukladno Zakonu o gradnji, izgrađena građevina, odnosno rekonstruirana građevina može se početi koristiti, odnosno staviti u pogon te se može donijeti rješenje za obavljanje djelatnosti u toj građevini prema posebnom zakonu, nakon što se za tu građevinu izda uporabna dozvola te se u postupku izdavanja te dozvole utvrđuje da je zgrada izgrađena u skladu s građevinskom dozvolom, u pogledu ispunjavanja temeljnih zahtjeva za građevinu, lokacijskih uvjeta i drugih uvjeta određenih građevinskom dozvolom
  • Pročitajte i kako do izgubljene uporabne ili građevinske dozvole

MEĐUVLASNIČKI UGOVOR

Svaka zgrada mora imati međuvlasnički ugovor. To je temelj svih prava i obveza jedne zgrade. Jednostavno rečeno, to je Ustav zgrade iz kojeg potječu svi daljnji koraci i odnosi. Međuvlasnički ugovor bi trebao biti poseban za svaku zgradu, jer svaka zgrada ima drugačije odnose i potrebe. Ako međuvlasnički ugovor ima manje od 10 stranica i općenito je napisan, poderite ga i obratite se svom upravitelju. Jedino u suradnji suvlasnika i upravitelja može se izraditi Međuvlasnički ugovor koji odgovara potrebama svake pojedine zgrade.

UGOVOR O UPRAVLJANJU

Nakon međuvlasničkog ugovora, zgrada bi trebala imati upravitelja. Taj odnos između suvlasnika zgrade (nalogodavci) i upravitelja (nalogoprimci) definira se Ugovorom o upravljanju zgrade. U tom ugovoru definiraju se prava i obveze suvlasnika i upravitelja. U tom ugovoru definiraju se, primjerice, načini i modeli (prisilne) naplate pričuve. Ključno je napomenuti da je ovo 'obični' ugovor dviju strana i za taj je ugovor 'nadležan' Zakon o obveznim odnosima. Rad upravitelja ne kontroliraju nikakve državne ili druge institucije. Rad upravitelja kontroliraju isključivo suvlasnici. Suvlasnici sukladno Zakonu o vlasništvu i drugim stvarnim pravima imaju mogućnost otkazati ugovor o upravljanju uz poštovanje otkaznog roka u trajanju tri mjeseca i bez navođenja razloga.

S time da suvlasnici moraju imati na umu da postoje DVA načina - raskid i otkaz ugovora:

  • RASKID - to znači da jedna strana nije ispunila uvjete ugovora, odnosno prekršila ih je. Raskid de facto stupa na snagu odmah
  • OTKAZ - čak ne treba ni poseban razlog za otkaz, ali u tom slučaju, otkazni je rok TRI MJESECA

VLASNIČKI LIST

Kao što svaki vlasnik vozila ima prometnu dozvolu, kao što svaki vlasnik psa ima veterinarsku knjižicu, tako svaki vlasnik stana mora imati vlasnički list. Ako suvlasnik nema vlasnički list na papiru, uvijek ga može dobiti online - putem sustava Ministarstva pravosuđa i uprave (to je neslužbena kopija) ili putem sustava e-građani gdje se na zahtjev dobije službena kopija i vrijedi kao i ona ovjerena kod javnog bilježnika. 

Bilo bi dobro da predstavnik suvlasnika ima vlasničke listove svih suvlasnika u zgradi (bez obzira jesu li oni u Zemljišnoj knjizi ili Knjizi položenih ugovora) zbog eventualnih prijava na određene projekte. Upravitelj mora imati vlasničke listove svih suvlasnika u zgradi. 

Ako stambena zgrada nije još uvijek upisana u ZK, tada je upravitelju potrebno dostaviti dokaz izvanknjižnog vlasništva (npr. kupoprodajni ugovor, ugovor o darovanju, Rješenje o nasljeđivanju) kao i tražiti pokretanje postupka povezivanja kojim se. između ostalog. upisuju svih neupisani posebni dijelovi u Zemljišnu knjigu.

IZVOD IZ KATASTRA 

Kao i s vlasničkim listovima, bitno je da zgrada ima izvod iz katastra zbog potencijalnih prijava na određene natječaje. S obzirom na to da je katastar često neusklađen sa zemljišnim knjigama, u tom slučaju treba pokrenuti usklađenje. 

ENERGETSKI CERTIFIKAT

Skoro svaka zgrada mora imati energetski certifikat. Energetski certifikat vrijedi 10 godina. 

POLICA OSIGURANJA

Svaka stambena zgrada koja je na upravljanju mora imati primjereno osiguranje. Iako je Upravitelj Ugovaratelj osiguranja, može to biti i sam predstavnik u ime svih suvlasnika uz suglasnost suvlasnika i u dogovoru s Upraviteljem.

U paketu koji obuhvaća osnovne opasnosti spadaju požar, eksplozija, oluja, tuča, udar nepoznatog motornog vozila, a u tom redovnom, osnovnom osiguranju postoji i osiguranje koje obuhvaća dopunske opasnosti, a koje se odnose na puknuća cijevi iz instalacija vodovoda, kanalizacije i centralnog grijanja. Također, kao redovno, zgrada ima osiguranje od odgovornosti. To osiguranje pokriva sve štete koje bi nastale, odnosno bile nanesene životu, zdravlju ili imovini trećih osoba.

Nakon razornih potresa u Zagrebu i Petrinji aktualizirano je pitanje police osiguranja od opasnosti potresa i suvlasnici imaju mogućnost ugovoriti i takvu policu, ali to je dopunska, a ne osnovna polica.

UGOVORI

Svaka zgrada mora čuvati sve ugovore koje je sklopila. Upravitelj bi morao voditi evidenciju tih ugovora i imati te ugovore pohranjene. Ugovore s trećim stranama sklapaju suvlasnici putem predstavnika suvlasnika koji bi morao voditi evidenciju tih ugovora i imati te ugovore pohranjene.

  • sve ugovore i račune s izvođačima radova – zbog jamstvenog roka
  • ugovore s distributerima energenata (plin, struja)
  • sve ugovore s tvrtkama koje održavaju zgradu: čišćenje, servis dizala, servis svih aparata, dimnjačari, FZOEU...

Ugovore vezane uz održavanje zgrade kao što je npr. servis dizala, servis protupožarnih aparata i razne druge ugovore koje u ime suvlasnika sklapa upravitelj (ako suvlasnici nisu donijeli odluku sklapati ih sami) čuva upravitelj stambene zgrade.

RAČUNI

Zgrada, odnosno upravitelj zgrade, bi trebao čuvati sve račune koji su plaćeni i čuvati ih dok ne 'uđu u zastaru'.

Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije (račune i dokumentaciju vezano uz sanaciju i popravke koji se plaćaju iz sredstava pričuve) utvrđuju se Općim poreznim zakonom i Zakonom o računovodstvu te Pravilnikom o računovodstvu  te je stoga rok za čuvanje računa 11 godina u kojem roku potrebnu dokumentaciju suvlasnici mogu pribaviti od upravitelja..

Opći rok zastare (ZOO) je pet godina, osim ako nije propisano posebnim zakonom. Rok zastare za pričuvu je tri godine.

Za jednu godinu zastarijevaju tražbine naknade za:

  • isporučenu električnu energiju
  • isporučenu toplinsku energiju
  • plin
  • vodu
  • za dimnjačarske usluge
  • za održavanje čistoće
  • kad je isporuka, odnosno usluga obavljena za potrebe kućanstva

Stoga, kao i tvrtka, zgrada mora imati sve dokumente i papire koji nešto dokazuju - bilo vlasništvo bilo poslovni odnos s trećom stranom. 

Radi zaštite autorskog angažmana, drugi mediji/portali mogu preuzeti najviše 50 posto teksta objavljenog na ZGRADOnačelnik.hr stranicama uz navođenje poveznice na originalni tekst. Pročitajte više o uvjetima korištenja i autorskom pravima.